Co każdy przedsiębiorca musi wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur? Poradnik

Czym jest Krajowym Systemie e-Faktur?

System Komputerowy pozwalający na generowanie, a także udostępnianie faktur elektronicznych. Właśnie tym jest Krajowy System e-Faktur, który dzięki temu ma dawać możliwość centralizacji procesu rejestracji takich dokumentów. Dokumenty te mają dodatkowo przyjmować ujednolicony format .xml, co także ma stanowić ułatwienie w zakresie odczytywania i przesyłania.

Struktura faktury w KSeF

Przed przystąpieniem do wystawiania faktur poprzez KSeF trzeba mieć na uwadze pola, jakie są do uzupełnienia. Dzielą się one na:

• obligatoryjne - ich uzupełnienie jest obowiązkowe, a informacje te mają obejmować m.in. dane sprzedawcy oraz nabywcy, datę wystawienia dokumentu, a także datę zrealizowania usługi,
• opcjonalne - wypełniane, gdy wymagają tego okoliczności. Chodzi tutaj np. o rodzaj wystawianej faktury,
• fakultatywne - jak wskazuje nazwa, można je uzupełnić, ale nie wpłyną one na poprawność dokumentu.  

Jakie mają być korzyści z Krajowego Systemu e-Faktur?

W przypadku przedsiębiorców KSeF budzi wiele pytań oraz wątpliwości. W założeniu ma mieć jednak wiele korzyści, spośród których najważniejsze to:

• szybszy zwrot podatku - to korzyść dla płatników VAT, bowiem KSeF ma dawać możliwość automatycznego generowania deklaracji podatkowych, bez konieczności wypełniania PIT-u. Tym samym czas zwrotu ma być skrócony z 60 do 40 dni,
• pewność, że dokument trafi do właściwego podmiotu, dzięki możliwości wybrania odbiorcy z bazy,
• eliminacja problemów z danymi zawartymi na fakturze, dzięki ujednoliconemu formatowi .xml,
• łatwiejsze przechowywanie dokumentów, dzięki chmurze,
• brak możliwości zgubienia lub zniszczenia faktury, dzięki bezpiecznemu backupowi danych.

Jakie są wyzwania związane z KSeF?

Krajowy System e-Faktur to również wyzwania. Jednym z nich jest konieczność dostosowania systemów informatycznych, zwłaszcza oprogramowania księgowego aktualnie użytkowanego w firmie. Dlatego też tak istotne znaczenie ma wybór odpowiedniego rozwiązania technologicznego, dzięki któremu korzystanie z KSeF będzie proste i bezproblemowe. Powinno dawać też możliwość automatyzacji części procesów, zwłaszcza w dużych firmach, w których przepływ dokumentów jest znacznie większy.

Wyzwaniem może być też czas implementacji takiego rozwiązania. Nie warto zostawiać tego na ostatnią chwilę, może to bowiem prowadzić do niepotrzebnego stresu. Dlatego nawet pomimo faktu, że dla wielu firm wciąż nie jest to rozwiązanie obowiązkowe, to zdecydowanie warto się na nie zdecydować.

Warto też mieć na uwadze ewentualne koszty wdrożenia, na które zwłaszcza małe przedsiębiorstwa powinny przygotować się wcześniej. Szacuje się, że średnie wydatki z tym związane zaczynają się od 500 złotych, ale w przypadku większych przedsiębiorstw o bardziej skomplikowanej strukturze będą wyższe.

Wskazówka: w celu ułatwienia implementacji, resort udostępnił środowisko testowe Demo, w którym należy używać zanonimizowanych danych.

Krajowy System e-Faktur ma być z założenia ułatwieniem, choć oczywiście każda zmiana budzi u wielu przedsiębiorców pewne obawy. Tak też może być z KSeF, dlatego zdecydowanie nie warto czekać i rozpocząć zaznajamianie się z KSeF najszybciej, jak to tylko możliwe. Najlepiej też nie czekać do 1 lipca 2024 i już w najbliższych miesiącach zacząć korzystać z tego rozwiązania.