Częste problemy i usterki w kasach fiskalnych - jak im zapobiegać?

Jakie są najczęstsze awarie kas fiskalnych?

Podobnie jak w przypadku każdego innego urządzenia kasa fiskalna może zostać uszkodzona w niewielkim stopniu, przez co korzystanie z niej będzie jedynie nieco bardziej niewygodne, jak również może doznać poważnej awarii, która aż do naprawy wyłączy ją z funkcjonowania. Przekonajmy się, co grozi kasie fiskalnej!

Uszkodzenia pojedynczych elementów

Widzisz, że pokrywa kasy podczas wymiany rolki nie działa prawidłowo? A może wyświetlacz zaczął niepokojąco migać? Niektóre przyciski na klawiaturze przestały reagować? To znak, że Twoje urządzenie może wymagać wizyty w serwisie. Poszczególne elementy kasy fiskalnej z czasem ulegają zużyciu - to zupełnie normalna kolej rzeczy. W takim wypadku warto zadbać, aby drobna awaria nie doprowadziła do całkowitego zepsucia danego elementu, a być może także innych komponentów. Zapewne konieczna będzie naprawa danej części albo wymiana jej na nową - dowiesz się tego, zanosząc kasę fiskalną do profesjonalnego serwisu.

Zużycie akumulatora

Akumulator to serce mobilnej kasy fiskalnej - dzięki niemu można korzystać z tego urządzenia bez konieczności stałego podłączania go do prądu. Jednak akumulatory mają to do siebie, że po upływie kilku lat ich czas się kończy. Czasem dzieje się to dużo szybciej i niespodziewanie. A to oznacza konieczność wymiany tego podzespołu na nowy. Warto wymienić go w porę, aby uniknąć przykrych niespodzianek, gdy np. podczas wystawiania paragonu urządzenie się wyłączy, a nie będzie możliwości podłączenia go do zasilania. Jak rozpoznać, że to już pora na wymianę? Przede wszystkim kasa będzie działać coraz krócej po każdym ładowaniu. Gdy jeden cykl ładowania wystarczy na zaledwie kilka-kilkanaście minut pracy urządzenia, warto udać się wtedy do serwisu. Niezwykle istotne jest również poddawanie urządzenia obowiązkowemu przeglądowi technicznemu. Serwisanci są w stanie określić poziom zużycia akumulatora i przewidzieć, jak długo jeszcze nam posłuży.

Problemy z połączeniem z CRK

Każda kasa fiskalna online komunikuje się za pomocą internetu z Centralnym Repozytorium Kas. Takie połączenie może zostać nawiązane poprzez WiFi, transmisję GSM, po kablu sieciowym lub przez konfigurator NetShare. Niezależnie od tego, który sposób komunikacji z systemem wybierzesz, musisz liczyć się z wynikającymi z niego awariami. Zdarza się, że nagle kasa fiskalna traci połączenie z siecią WiFi - w takim wypadku zazwyczaj wystarczy jeszcze raz wpisać hasło do sieci, co bywa uciążliwe ze względu na konstrukcję klawiatury, ale nie wymaga technicznych kompetencji.

Korzystając z transmisji GSM, można natomiast zapomnieć o konieczności wymiany karty SIM, która ma określoną ważność. Może również zdarzyć się, że kasa poinformuje o problemie z komunikacją z CRK, a nie będzie on wynikał z Twojej winy - czasami szwankuje sam system, a jedyne rozwiązanie w takiej sytuacji to cierpliwość. Warto wiedzieć, że podczas awarii CRK wciąż możesz prowadzić ewidencję sprzedaży. Wszystkie dane zostaną wysłane do Repozytorium po odzyskaniu połączenia.

Jak zapobiegać tego rodzaju usterkom? Warto sprawdzać, czy na pewno modem WiFi został podłączony do zasilania, czy od kasy fiskalnej nie odpiął się przypadkiem kabel sieciowy, a także regularnie kontrolować datę ważności karty SIM. Jeśli mimo dbałości o połączenie wystąpią jakieś problemy niemijające po kilku godzinach, w takiej sytuacji warto skontaktować się z serwisem.

Uszkodzenie modułu fiskalnego

To najgorsza usterka, jaka może przytrafić się kasie. Bez sprawnego modułu fiskalnego nie da się bowiem ewidencjonować sprzedaży, czyli robić tego, do czego kasa fiskalna została stworzona. Taka awaria wymaga natychmiastowej wizyty w serwisie. Może również zdarzyć się, że naprawa zepsutego modułu fiskalnego okaże się nieopłacalna, a nowe urządzenie będzie kosztować tyle samo lub niewiele więcej od usługi serwisowej. Czy można w jakiś sposób zapobiec takiemu uszkodzeniu? Niestety nie ma na to jednoznacznej recepty - zaleca się jednak zadbanie, aby kasa nie doznawała wstrząsów i była systematycznie czyszczona przez serwis, co z pewnością przyczyni się do dłuższej trwałości zarówno modułu fiskalnego, jak i całego urządzenia.

Jak sprawdzić, czy kasa fiskalna jest w dobrym stanie?

Każda kasa fiskalna powinna być używana w suchym miejscu, nienarażonym na zbyt wysokie lub niskie temperatury, a także być regularnie czyszczona. W ten sposób może bezproblemowo służyć przez wiele lat. Jeśli mimo braku jakichkolwiek oznak awarii chcesz się przekonać, czy urządzenie działa właściwie, możesz zdecydować się na regularny (np. coroczny) przegląd techniczny kasy fiskalnej. Pozwoli Ci to na wyeliminowanie ewentualnych niewidocznych jeszcze usterek, a poprzez to na wydłużenie żywotności kasy.

Pamiętaj, że zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2019 poz. 816) przeglądy techniczne kas fiskalnych powinny być wykonywane co najmniej raz na dwa lata. Jednak aby mieć pewność, że przez ten czas nie wystąpiła żadna usterka, zaleca się częstsze wykonywanie przeglądów technicznych.